Как отказать работнику в приеме на работу: Как отказать в приеме на работу и не нарушить Трудовой Кодекс?

Содержание

Как отказать в приеме на работу, не нарушив ничьих прав

Согласно закону не является дискриминацией установление различий, исключений, предпочтений, которые определяются свойственными данному виду труда требованиями, установленными законодательством.

Например, законодательством запрещен труд лиц, не достигших 18 лет, на вредных производствах (ст. 265 ТК РФ). В этих и других аналогичных случаях работодатель не только вправе, но и обязан не заключать трудовой договор с таким лицом. Таковы требования закона, охраняющего здоровье молодежи. Что же касается иных субъективных и объективных различий, исключений и предпочтений, неизбежно возникающих в процессе отбора кандидатов на конкретную вакансию, то ответить однозначно на вопрос, правомерно ли на их основании отказывать кандидату, нельзя. Однако в законе можно найти некоторые ориентиры.

Как следует из анализа ст. 3 ТК РФ, различия и предпочтения, основанные на оценке деловых качеств кандидатов, правомерны. Рассмотрим такой пример: на должность финансового директора крупного банка претендует кандидат, имеющий опыт работы финдиректором, и кандидат, имеющий, помимо опыта работы финдиректором, степень MBA. Работодатель вероятнее всего отдаст предпочтение второму кандидату, так как уровень его подготовки выше и больше соответствует требованиям вакансии. В этом случае предпочтение работодателя будет основано на выводах о деловых и профессиональных качествах кандидата, и потому его можно признать обоснованным и правомерным.

Однако само по себе понятие «деловые качества работника», которое закон предлагает избрать в качестве критерия оценки кандидатов, весьма неопределенно. Тем не менее, трактовать его произвольно недопустимо, так как можно спровоцировать судебный конфликт. Ориентироваться можно на отраслевые нормативы или внутренние должностные инструкции. Перечисленные в них квалификационные требования и профессиональные навыки и будут являться теми «деловыми качествами», которыми должен обладать кандидат.

Бывают и такие ситуации, когда подкрепить требование о тех или иных желаемых качествах кандидата нечем, кроме специфики должности и здравого смысла. Например, если операционистка в банке грубит клиентам и неопрятно выглядит, то это неизбежно отразится на имидже компании. Совершенно очевидно, что кандидатке на такую должность необходимо иметь приятные манеры и навыки делового общения и отказ в приеме на работу по причине их отсутствия может считаться абсолютно правомерным. Однако при этом, согласитесь, было бы странно требовать наличия тех же качеств у соискателя на место технического работника (например электрика). Следовательно, расширительно истолковывать термин «деловые качества» тоже недопустимо.

Внутреннее нормотворчество здесь также не помощник. Нужно помнить, что какие бы требования работодатель ни закрепил в должностных инструкциях на ту или иную должность, действительными будут лишь те из них, которые не противоречат законодательству (ст. 5 ТК РФ), а также те, разумность и необходимость которых можно обосновать в суде. Актуальным является вопрос о том, насколько законно отказать в заключении трудового договора кандидату, отказавшемуся предоставить какиелибо запрошенные работодателем дополнительные документы. Как известно, ст. 65 ТК РФ содержит прямой запрет на истребование дополнительных документов. Тем не менее, на практике без этого не обходится. Статья 65 Кодекса сформулирована не слишком удачно: гораздо логичнее было бы учесть в законе правила делового обычая и наделить работодателя правом получать и исследовать те документы, связанные с профессиональной деятельностью соискателя, которые он сам пожелает предоставить. Соискателю это дает возможность продемонстрировать свои профессиональные достижения, а работодателю – лучше оценить кандидата. Обычно на практике так и происходит. Однако работодатель не должен забывать, что отказ в приеме на работу из-за непредоставления соискателем каких-либо дополнительных документов является незаконным, о чем прямо говорится в ст. 65 ТК РФ.  

Как отказывать неподходящим кандидатам на вакансию

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2012, N 5

КАК ОТКАЗЫВАТЬ НЕПОДХОДЯЩИМ КАНДИДАТАМ НА ВАКАНСИЮ

Менеджер по персоналу работает с людьми, и далеко не всегда ведет приятные разговоры. Например, когда приходится отказывать соискателю в работе. Последствия «неправильного» отказа могут отразиться не только на самом кадровом сотруднике, но и повредить компании в целом. О чем стоит помнить при отказе кандидатам, читайте в нашей статье.

Работа для человека — это не просто источник средств существования, но и социальный статус, возможность продолжать свой род и гордиться своими достижениями в старости. Люди, состоявшиеся профессионально, чувствуют себя в большей гармонии с окружающим миром, чем те, кто не нашел свое место в жизни. Для того чтобы освоить специальность и занять достойную должность, нужно много времени: получить хорошее образование, познать азы профессии, зарекомендовать себя дисциплинированным сотрудником, создать репутацию. Весь этот багаж знаний, опыта, профессиональных приемов и навыков при приеме на работу оценивает HR-менеджер. Для любого человека устройство на работу — серьезный стресс, все свои надежды он возлагает на рекрутера. Менеджер по персоналу — первый сотрудник компании, с которым общается кандидат, поэтому специалист кадровой службы своим поведением формирует впечатление об организации в целом.

Хорошо, когда стресс, сопровождающий отбор персонала, — тестирования, собеседования, кейсы, заканчивается тем, что кандидата приняли на работу, ведь тогда все вспоминается как забавное приключение. А вот если после долгих мытарств человеку отказывают, все значительно сложнее. В обязанности менеджера по персоналу не входит реабилитация не прошедших собеседование, это факт. О кандидатах-отказниках редко говорят на профессиональных форумах и конференциях. Действительно, зачем о них вспоминать, если это никак не отражается на главном показателе эффективности работы — скорости и качестве закрытия вакансий?

Работодателю по большей части все равно, как отказывают менеджеры по персоналу, главное, чтобы необходимые специалисты находились в нужное время. Однако есть причины, по которым рекрутеру нужно уметь максимально безболезненно сообщать кандидату «плохие новости».

Зачем отказывать правильно

Рассмотрим эти причины. Первая — эгоистическая. Наши кандидаты через некоторое время могут стать нашими работодателями. Среди самих специалистов по персоналу текучка кадров достаточно высока. HR-специалисты часто меняют работу, проходят собеседования и предлагают себя в качестве работников.

Мнение. Елена Суворова, менеджер по подбору персонала

Несколько лет назад я занималась подбором торговых представителей в оптовую компанию. Среди прочих кандидатов был один, которому я отказала. Причины были объективные: у него было недостаточно опыта работы, да и сам по себе он был самонадеянным, незрелым молодым человеком. Сообщая о том, что кандидатура отклонена, я слегка усмехнулась и намекнула на то, что если бы он не вел себя как школьник-двоечник, его бы обязательно взяли.

Спустя два года компания, в которой я работала, была «куплена» другим хозяином, который в качестве директора новой организации поставил того самого кандидата. К тому времени он приобрел солидный опыт в управлении, не краснел и не бледнел на собеседованиях, имел хорошую деловую репутацию. Заняв новый пост, он сразу дал понять, что сделает все возможное, чтобы я уволилась с работы. Мне пришлось искать новое место, а потом начинать с нуля в новой организации с меньшим окладом.

Вторая причина — практическая, и заключается она в том, что мы не знаем, когда нам понадобится тот или иной кандидат.

Мнение. Марина Кислицкая, менеджер по персоналу

В частную транспортную компанию, занимающуюся пассажирскими автобусными перевозками, мы проводили набор кассиров по продаже билетов. Среди кандидатов был один, который совершенно не подходил под требования компании. Во-первых, он был старше 35 лет, во-вторых, мужчина (а требовались женщины), в-третьих, у него была специальность мастер-оптик, по которой он никак не мог устроиться к нам. Ему очень была нужна работа, поэтому он звонил мне с просьбой «принять его хотя бы на время» по нескольку раз в день, отвлекая от прямых обязанностей. Я пожаловалась директору компании, попросила совета, что делать с надоедливым кандидатом. Директор сказал: «Да гони его взашей, чего ты с ним цацкаешься!». Когда кандидат позвонил в очередной раз, я в категоричной форме потребовала, чтобы он больше не беспокоил меня и компанию, в противном случае нам придется обратиться в милицию.

Через некоторое время компания приобрела автостанцию и открыла при ней аптеку, где продавались в том числе и очки. Понадобился мастер-оптик — редкая специальность для небольшого городка, где я работала. Пришлось связываться с бывшим кандидатом с извинениями и приглашать его на работу. Он отказался. Нам пришлось нанять сотрудника из другого города, оплачивать ему жилье и платить заработную плату значительно выше рыночной.

В том, что не удалось принять на работу бывшего кандидата, обвинили меня, поскольку в свое время я не смогла корректно отказать ему, а значит, не создала базу для позитивных отношений в дальнейшем. Несмотря на то что директор сам предложил «гнать в шею» надоедливого соискателя, впоследствии он сказал, что это была лишь метафора, а о том, что действовать нужно было мягко, я должна была догадаться сама.

Как гласит русская поговорка, «земля круглая». Рекрутер, представляя целую организацию, несет личную ответственность за свою работу, хочется ему этого или нет. Отстаивая интересы компании, ему нужно помнить о том, что те, кому он отказал сегодня, могут понадобиться завтра.

Третья причина — профессиональная. Глеб Жеглов говорил, что для того, чтобы разговорить человека, нужно им искренне интересоваться. Добавим к этому справедливому утверждению еще одно замечание: искренне интересоваться нужно, чтобы не потерять свою профессиональную квалификацию. Нет ничего хуже для HR-менеджера, чем потеря интереса к людям. Менеджеры по персоналу часто говорят о том, что каждого кандидата понимать нельзя, потому что их много, и если к каждому лезть в душу, то быстро «сгоришь», поэтому отгораживаются от соискателей стандартными казенными фразами. Это неверно. Получить профессиональную деформацию можно только в том случае, если делаешь нелюбимое дело.

Когда рекрутер отказывает кандидатам, будто отмахиваясь от назойливой мухи, он вырабатывает и закрепляет неправильное поведение. Постепенно он сам начинает верить в то, что люди — это расходный материал, бессловесный «ресурс», а «отказники» просто неудачники. А кому интересно общаться с такими кандидатами? Вот и получается, что менеджеры, занимающиеся набором персонала, со временем становятся недовольными, считают свою профессию неинтересной, устают, но привычно «тянут лямку», тайно ненавидя кандидатов, которым надо давать «от ворот поворот».

Четвертая причина — глобальная. Она заключается в том, что менеджер по персоналу — это часть большого профессионального сообщества. В этом сообществе происходит обмен опытом, мнениями и приемами на конференциях, форумах и при непосредственном обучении новичков-HR. Неправильное поведение рождает неправильные стереотипы и в целом снижает профессиональный уровень всех представителей профессии. Да, за хорошие навыки отказа кандидату работодатели не платят, но чтобы профессия развивалась, каждому специалисту кадровой службы нужно поддерживать высокие стандарты.

Приемы «на вооружение»

Вежливо обосновать отказ

Кандидаты, которым отказывают, чаще всего недовольны тем, как обосновывают свой отказ рекрутеры. Чтобы это понять, достаточно зайти на любой сайт для HR-менеджеров, ищущих работу, или отзывов о работодателях. Сами HR не любят отказывать, потому что они отказывают не по собственной прихоти (как думают соискатели), а в связи с требованиями компании. Тем не менее доказывать соискателю обратное — бесполезный труд. Как можно уйти от «праведного гнева» кандидата, сохранив хорошее отношение к организации?

1. Объяснить почему. Самую большую ошибку HR-менеджеры совершают, когда вообще не объясняют причин отказа. Любому человеку легче смириться с обстоятельствами, если он может их как-то объяснить, поэтому рекрутер должен озвучить причины. Формулировки отказа не должны быть связаны напрямую с оценкой профессиональных, а уж тем более личных качеств кандидата. Например, можно создать впечатление, что претендентов много и руководство, выбирая из большого количества соискателей, сравнивает их между собой. Причем выбор часто происходит среди профессионально равных соискателей, а решающую роль сыграли второстепенные факторы: место жительства, знание второго иностранного языка и т. д.

Пример 1. Отказывая кандидату, можно сказать, например, так: «Руководство провело собеседования среди большого количества кандидатов на предложенную вам вакансию, но предпочло пригласить на работу другого кандидата». Или: «К нам поступило большое количество резюме, ваше резюме также рассматривалось. Ваш опыт интересен, но руководство предпочло пригласить на работу/собеседование другого кандидата. Такой выбор связан с тем, что, выбирая среди равных, иногда обращают внимание и на другие факторы, помимо профессиональных. В вашем случае этим фактором оказалось то, что вы проживаете на большем расстоянии от офиса, чем другой кандидат; руководство сочло, что вам будет трудно добираться на работу».

Согласитесь, такие формулировки более эффективны, нежели простое «по вашей кандидатуре принято отрицательное решение» или «вам отказано».

2. Доброжелательный тон. Отказывать неприятно, но делать это нужно без агрессии или недовольства. Иногда рекрутеры стараются проговорить положенные в таких случаях слова так быстро, что их едва можно понять. Чтобы в словах не было агрессии или недовольства, говорить нужно в среднем темпе, с ровной интонацией, четко произнося слова.

3. Комплимент кандидату. Чтобы «подсластить пилюлю», имеет смысл похвалить кандидата, сказав, например, следующее: «Спасибо, что уделили время нашей компании», «Спасибо за ожидание», «Спасибо за ценную информацию» (если кандидат в процессе общения сообщил полезные сведения).

4. Пожелание успеха в дальнейшем поиске работы. Зачастую это просто формула вежливости, обычная фраза, как «здравствуйте» или «спасибо», но ее нельзя забывать. Это еще одна возможность произвести на соискателя хорошее впечатление.

Устранить сомнения в квалификации рекрутера

Другая причина недовольства кандидатов заключается в том, что они сомневаются в квалификации рекрутера. Самолюбие многих оскорбляет не столько отказ, сколько то, что им отказывает некомпетентный представитель организации.

Пример 2. На форумах в сети Интернет часто можно встретить такие высказывания: «Я прихожу, а там сидит какая-то девочка, хлопает глазами и строит из себя большое начальство. Ну, я развернулся и пошел прочь»; «Да кто вообще оценивает нашу квалификацию? Так называемые менеджеры по персоналу? Что они соображают в специфике моей работы?»

Не будем сейчас обсуждать справедливость этих высказываний. Кандидаты не знают специфики работы HR-менеджера, она кажется им очевидной и простой, а малейшее отклонение от их ожиданий оборачивается обидой. Чтобы нейтрализовать возможное негативное отношение, нужно делать следующее:

— вести разговор на деловом языке;

— объяснять кандидату технологию отбора;

— придерживаться делового стиля одежды и поведения.

Эти правила особенно важно соблюдать молодым рекрутерам.

Вести разговор на строгом деловом языке означает использование речевых оборотов, одобряемых бизнес-этикетом. Здесь применимы все традиционные правила, действующие в бизнес-среде, поэтому приводить мы их не будем, лишь обратим внимание на некоторые ошибки в речи, которые порой допускают менеджеры по персоналу. Например, сокращают название должностей («мерч» вместо «мерчендайзер», «сисадмин» вместо «системный администратор», «продажник» вместо «менеджер по продажам», «техпис» вместо «технический писатель»), используют неформальную лексику, переходят на «ты». Примером строгого и уважительного отношения может служить поведение сотрудников полиции США, которые обязаны обращаться к любому гражданину начиная со слов «сэр» или «мэм».

Объяснять кандидату технологию отбора — означает, что рекрутер с самого начала очерчивает кандидату границы своей ответственности, например: «Я занимаюсь отбором резюме по формальным признакам, выясняю во время первичного собеседования дополнительную информацию, представляю резюме руководителю проекта». Если общаться таким образом, самооценка кандидата при отказе на работу не пострадает, ему станет понятно, что рекрутер не является решающей инстанцией, а выполняет исключительно техническую работу, собирая информацию и организовывая собеседования.

Деловой стиль одежды, а также ухоженный вид необходимы для того, чтобы у кандидата было впечатление, что с ним обращаются уважительно. В связи с этим недопустима как неформальная полуспортивная одежда — удобная, но неофициальная, так и одежда, подчеркивающая сексуальные достоинства рекрутера: короткие юбки, глубокое декольте, оголенный живот, обтягивающие джинсы. Неприбранная голова или яркий макияж также вызовут негативное отношение кандидата.

В заключение отметим, что сфера деятельности менеджера по персоналу затрагивает тонкую область человеческих отношений, и обойтись стандартными приемами здесь не всегда возможно, часто приходится действовать по ситуации, придумывать на ходу способы разрешения конфликтов. Однако общая стратегия поведения рекрутера должна быть однозначно направлена на сохранение доброжелательных отношений с кандидатом.

Е. Мамонов

Специалист

по управлению персоналом

Подписано в печать 20.04.2012

Как правильно отказать в приеме на работу

«Кадровик. Рекрутинг для кадровика», 2009, N 4

Как правильно отказать в приеме на работу

На одну открытую вакансию работодатель, как правило, рассматривает несколько кандидатов, но только один из них получит предложение о работе, остальные — отказ. Кто-то воспринимает отказ спокойно, а кто-то пытается давить на работодателя: если возникает спорная ситуация, соискатель имеет право обратиться в суд. Когда работодатель вправе выбирать и в каких случаях он не имеет права отказать соискателю?

Когда отказать нельзя

Все случаи, когда работодатель не имеет права отказать в приеме на работу, связаны либо с исполнением решений уполномоченных государственных органов, либо с реализацией гарантий, установленных Трудовым кодексом.

По решению государственного органа.

Нельзя отказать в приеме на работу, когда необходимость заключения трудового договора продиктована решением государственного органа. Иначе говоря, если суд принял решение о заключении трудового договора с тем или иным работником или работник направлен на работу уполномоченным органом в счет установленной квоты (ч. 2 ст. 16 ТК РФ).

В порядке перевода.

Согласно ч. 4 ст. 64 ТК РФ, нельзя отказать в приеме на работу приглашенным в письменной форме в порядке перевода от другого работодателя в течение одного месяца со дня их увольнения с прежнего места работы.

По конкурсу.

Согласно ч. 2 ст. 16 ТК РФ, возникновение трудовых отношений возможно в результате избрания на должность или избрания по конкурсу. В законе нет прямого указания на то, что отказ работодателя в этом случае невозможен. Однако толкование этой нормы предполагает, что работодатель не вправе отказать в приеме на работу кандидату, избранному на должность в порядке выборов или прохождения конкурса. Сам факт такого избрания свидетельствует о том, что именно этот кандидат больше других соответствует заявленной должности, и отказ в этом случае был бы необоснован, а это уже прямо запрещено ст. 64 ТК РФ.

По назначению.

В соответствии с ч. 2 ст. 16 ТК РФ нельзя отказать в заключении трудового договора лицу, назначенному на должность вышестоящим уполномоченным органом.

По беременности.

Нельзя отказать в приеме на работу женщине в связи с беременностью или наличием детей (ч. 3 ст. 64 ТК РФ). Правда, это не означает, что женщине нельзя отказать по другим основаниям. Просто эти основания должны быть законны и связаны с ее деловыми качествами.

По болезни.

Нельзя отказывать в приеме на работу ВИЧ-инфицированным (ст. 17 Федерального закона от 30.03.1995 N 38-ФЗ «О предупреждении распространения в Российской Федерации заболевания, вызываемого вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции)», ред. от 23.07.2008).

Основной принцип, которым должен руководствоваться работодатель, — это запрещение дискриминации в сфере труда (ст. 3 ТК РФ). Это значит, что никто не может быть ограничен в трудовых правах (и приеме на работу) в зависимости от пола, расы, национальности, языка, имущественного, должностного, социального положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений — т.е. всего того, что не связано с деловыми качествами соискателя.

Согласно закону, не является дискриминацией установление различий, исключений, предпочтений, которые определяются свойственными данному виду труда требованиями, установленными законодательством. Например, согласно ст. 265 ТК РФ, запрещен труд лиц, не достигших 18 лет, на вредных производствах. В таких случаях работодатель не только вправе, но и обязан не заключать трудовой договор.

Что такое «деловые качества работника»

В процессе отбора неизбежно возникают вопросы по поводу субъективных и объективных различий кандидатов на конкретную вакансию, исключений и предпочтений. Но однозначно ответить на вопрос, правомерно ли на их основании отказывать кандидату, нельзя. Правда, закон дает некоторые ориентиры.

Так, согласно ст. 3 ТК РФ, правомерными считаются различия и предпочтения, основанные на оценке деловых качеств кандидатов. К примеру, на одну позицию претендуют два кандидата с аналогичным опытом работы, но у одного из них есть диплом MBA. Работодатель вправе предположить, что кандидат со степенью MBA более профессионален и больше соответствует требованиям вакансии. В этом случае выбор работодателя можно признать обоснованным и правомерным.

Но само по себе понятие «деловые качества работника», которое закон предлагает избрать в качестве критерия оценки кандидатов, достаточно неопределенное. Если трактовать его произвольно, можно спровоцировать судебный конфликт. Поэтому стоит ориентироваться на отраслевые нормативы или внутренние должностные инструкции. Перечисленные в них квалификационные требования и профессиональные навыки можно считать теми самыми деловыми качествами, которыми и должен обладать кандидат.

Бывают ситуации, когда ориентироваться приходится только на специфику должности и здравый смысл. Например, секретарю на ресепшн необходимо иметь приятную внешность, хорошие манеры и навыки делового общения, и отказ в приеме на работу в случае их отсутствия можно считать абсолютно правомерным. Но, согласитесь, было бы странно требовать тех же качеств от соискателя на должность технического работника. Следовательно, толковать термин «деловые качества» слишком широко тоже недопустимо.

Выдумывать собственные, внутренние корпоративные нормы, ухудшающие положение работника по сравнению с ТК РФ, тоже не стоит. Какие бы требования работодатель ни закрепил в должностных инструкциях на ту или иную должность, действительными будут лишь те из них, которые не противоречат законодательству (ст. 5 ТК РФ), а также те, разумность которых можно обосновать в суде.

Еще один актуальный вопрос: насколько законно отказать в заключении трудового договора кандидату, отказавшемуся представить запрошенные работодателем дополнительные документы? Как известно, ст. 65 ТК РФ содержит прямой запрет на требование дополнительных документов и отказ в приеме на работу из-за непредставления соискателем таких документов. Правда, формулировка не слишком удачная: логичнее было бы наделить работодателя правом получать и исследовать те документы, связанные с профессиональной деятельностью соискателя, которые он сам пожелает представить. Так соискатель сможет продемонстрировать свои профессиональные достижения, а работодатель — лучше оценить кандидата.

Когда отказ можно считать обоснованным

Во всех остальных случаях, кроме перечисленных выше, работодатель имеет право выбирать лучшего кандидата, хотя и этот выбор регулируется нормами Трудового кодекса. Согласно ст. 22 ТК РФ, «работодатель имеет право заключать, изменять, расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, иными федеральными законами». Согласно ст. 64 ТК РФ, необоснованный отказ в заключении трудового договора запрещен. Однако работодатели сплошь и рядом отказывают соискателям. В каких случаях отказ может считаться обоснованным?

1. Согласно ст. 63 ТК РФ, можно отказать в заключении трудового договора лицу, не достигшему 16 лет (в ряде случаев — 15 лет).

2. Работодатель имеет право отказать в заключении трудового договора кандидату, не представившему документ об образовании (специальности, квалификации), если будущая работа требует специальных знаний или квалификации (ст. 84 ТК РФ).

3. Можно отказать соискателю, если тот не согласен пройти испытания при приеме на работу (условие об испытании — результат соглашения сторон, ст. 70 ТК РФ).

4. Работодатель имеет право отказать соискателю, не приступившему к выполнению своих обязанностей в «день начала работы, установленный в договоре, или на следующий день после его заключения» без уважительных причин (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). В данном случае выбор за работодателем: он может и аннулировать трудовой договор с работником, и возобновить трудовые отношения, не обратив внимание на этот инцидент.

5. Работодатель имеет право отказать руководителю и главному бухгалтеру в перезаключении новых трудовых договоров при смене собственника организации (ст. 75 ТК РФ). Это можно сделать не позднее трех месяцев со дня смены собственника, позже подобный отказ будет считаться незаконным.

6. Отказать можно работнику, пришедшему из другой организации в порядке перевода, но по истечении месяца с даты его увольнения с прежнего места работы.

Литература

1. Комментарий официальных органов к Трудовому кодексу. М.: КноРус, 2008.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации. Комментарий к новым поправкам. Практические последствия для работодателей в 2009 г. М.: Обучение, 2009.

3. Бахарев А., Ковалевская О. Справочник. Все о приеме на работу. Новосибирск: Сибирское университетское изд-во, 2009.

Е.Круглова

Юрист

Подписано в печать

08.10.2009

как отказать соискателю

Законный отказ в приеме на работу

В каждой организации однажды возникает необходимость решения вопроса о подборе новых сотрудников.  При этом работодатели сталкиваются с тем, что отказ в приеме на работу без достаточных на то оснований, может быть обжалован в судебном порядке. Для того, что бы избежать ненужного судебного разбирательства, следует строго выполнять требования закона, относительно приема на работу новых сотрудников.

Право выбора

Отказ в приеме на работу без достаточных на то оснований, может быть обжалован в суде

В соответствии с действующим законодательством, каждый работодатель свободен в выборе нужных ему сотрудников. Он имеет право подбирать на вакантные должности максимально подходящих ему профессионалов, с учетом их  квалификации и опыта работы.

Аналогичная позиция нашла свое отражение в постановлении Пленума ВС от 17.03.2004г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». В указанном документе, акцентируется внимание на то, что работодатель может самостоятельно принимать решение о приеме новых сотрудников, для обеспечения эффективного осуществления экономической деятельности и управления средствами. Выбор определенных лиц для заключения трудового соглашения, является именно правом работодателя, но не обязанностью.

В целом трудовое законодательство не содержит норм, которые бы  обязывали работодателя принимать на вакантные должности сотрудников непосредственно сразу после их высвобождения. Следовательно, отказ работодателя в приеме на работу, в связи с нежеланием заполнять вакантную должность вполне правомерен.

Права соискателей

С другой стороны, действующее законодательство содержит ряд гарантий, гарантирующих защиту прав сотрудников, как более уязвимой стороны в трудовых отношениях.  В частности в Конституции РФ провозглашен принцип свободы труда (ст. 37). Одной из основных гарантий, которая направлена на исполнение данной нормы, является запрет на необоснованный отказ в приеме на работу.

Кроме этого, в Пленуме ВС от 17.03.2004г. № 2 обозначена подобная правовая позиция. В случаях, когда в судебном порядке обжалуется отказ о приеме на работу, следует исходить из того, что каждый гражданин имеет одинаковые права и возможности при заключении трудового договора. Любая  дискриминация запрещена.

Таким образом, законодатель установил определенные рамки, в которых должен действовать работодатель при приеме на работу новых сотрудников, а именно наложил запрет на необоснованные отказы в заключении трудовых соглашений.

Запрет на неправомерный отказ в трудоустройстве

Статья 64 ТК РФ запрещает безосновательно отказывать соискателям в принятии на работу. Более того, любое ограничение прав или оказание преимуществ кандидату, во время проведения процедуры отбора,  в зависимости от пола, национальности, языка, социального положения, места жительства, возраста и других критериев, не касающихся деловых качеств – запрещено. Исключение может иметь место только в случаях, предусмотренных федеральным законом.

Все выше перечисленные признаки, имеют характер дискриминации в сфере труда и решение, принятое по данным основаниям, может быть обжаловано в судебном порядке. Исковое заявление об отказе в приеме на работу, может также содержать требование о взыскании компенсации за причиненный моральный вред.

Кроме указанных ограничений, Трудовой кодекс содержит еще ряд ситуаций, которые исключают принятие решения об отказе в приеме на работу:

  • избрание на выборную должность (ст. 16, 17 ТК РФ)}
  • письменное приглашение сотрудника для трудоустройства по переводу, на протяжении месяца с момента увольнения (ч. 4 ст. 64 ТК РФ)}
  • наличие судебного решения, которое обязывает работодателя заключить трудовой договор (ст. 16, 391 ТК РФ)}
  • успешное прохождение по конкурсу на замещение вакантной должности (ст. 16, 18 ТК РФ).

В соответствии с ч. 3 ст. 64 ТК РФ беременность или наличие малолетних детей, так же не может являться мотивом для отказа в заключении трудового договора. Однако данный запрет совершенно не означает, что работодатель обязан принимать на работу всех обратившихся к нему беременных женщин.  В данном случае, речь о ситуации, когда беременность определена как причина отказа в приеме на работу. Только в таком случае решение работодателя является  незаконным. Если же беременная женщина не обладает, например, достаточными деловыми качествами, то соответствующий вывод будет вполне правомерным.

Особенности оформления отказа, приглашенным по переводу кандидатам

Основания по которым могут отказать в приеме на работу описанные в ст. 64 ТК РФ

Работодателям следует обратить внимание, что запрет на отказ в трудоустройстве, приглашенных по переводу сотрудников, ограничен сроком в один месяц с момента увольнения. Данный период автоматически не продлевается в связи, с наличием уважительных причин. После истечения месячного срока, обязанность заключения трудового соглашения с приглашенным работником, становится правом работодателя. Однако, по соглашению сторон, для трудоустройства может быть отведен более длительный период времени. Например, в случае, когда сотруднику необходимо время для переезда из другой местности.

Что касается судебной практики обжалования отказов на основании ч. 4 ст. 64 ТК РФ, то основными предметом рассмотрения являются вопросы о том, кем подписано приглашение о переводе и письменный отказ в приеме на работу.

В пункте 12 Пленума ВС РФ от 17.03.2004 года обозначено, что надлежащим представителем работодателя, является лицо, которое согласно закону или иному нормативно-правовому акту (внутреннему документу компании), наделено полномочиями, позволяющими осуществлять прием на работу новых сотрудников. Именно это обстоятельство и подлежит доказыванию в ходе судебного разбирательства.

Законные действия работодателя

Перед тем как отказать работнику в приеме на работу, необходимо убедиться в законности мотивов, побудивших работодателя принять такое решение.  В соответствии со ст. 64 ТК РФ допустим отказ в трудоустройстве по следующим основаниям:

  • отсутствие необходимых деловых качеств у кандидата}
  • прямое указание Закона.

Отказ в связи с  деловыми качествами работника

ТК РФ не дает конкретного определения, что именно является деловыми качествами соискателя. Однако, Пленум ВС РФ от 17.03.2004 года рекомендует деловыми считать профессионально-квалификационные и личностные качества кандидата, на основании которых, он может выполнять определенные трудовые задачи.

Например, если в ходе судебного разбирательства будет установлено, что работодателем осуществлен отказ в приеме на работу при отсутствии документов подтверждающих необходимую квалификацию работника, то данное решение будет признано законным (п. 10 Пленум ВС РФ от 17.03.04г).

Случаи обязательного отказа

Законодательством предусмотрен так же ряд других условий, при наличии которых, руководитель обязан отказать в приеме на работу:

  •  кандидат не достиг возраста предусмотренного ст. 63 ТК РФ}
  • отсутствуют документы, предоставляемые в порядке ст. 65 ТК РФ}
  • существует запись в трудовой книжке о лишении права занимать определенные должности или заниматься некоторой деятельностью}
  • кандидат отказывается от выполнения законных требований работодателя, предусмотренных трудовым законодательством. Например, от прохождения обязательного медицинского освидетельствования.

Кроме вышеуказанных основных условий, предусмотренных трудовым законодательством, существует ряд дополнительных нормативных актов, которые ограничивают принятие на работу. Например, в соответствии со статьей 53 Закона РФ от 10.07.1992 г. № 3266-1 «Об образовании» запрещено допускать к педагогической деятельности лиц, которые имеют непогашенную или неснятую судимость.

Как отказать соискателю после собеседования: примеры письменных отказов

Последние изменения:

При поиске кандидата на действующую вакансию следует не только подобрать соответствующего всем требованиям работника, но знать, как отказать соискателю после собеседования не подходящему на предоставленную должность. Согласно статье 64 ТК, отказ должен быть четко обоснован. Если не удовлетворенное лицо потребует объяснений в письменной форме, то документация предоставляется не позднее семи дней. Нужно помнить, что беременность, наличие детей ни коим образом не должны быть препятствием при заключении трудового договора.

Необоснованный в подробной форме отказ обжалуется в судебном порядке на основании 64-ой статьи ТК РФ. Если выявится, что отказ произведен по причине, связанной с самим соискателем (пол, раса, семейное положение, возраст, наличие детей и т.д.), а не его профессиональными навыками, положительное решение по исковому заявлению будет в пользу истца, соответственно претендующего на вакантное место.

 

Способы оповещения

Для составления обоснованного отчета по просьбе кандидата возможно воспользоваться  образцом:

образец извещения об отказе в трудоустройствеПри собеседовании следует заранее обсудить сроки уведомления результатов рассмотрения, в какой форме предоставить положительный ответ или отказ соискателю после собеседования. Утвердив решение не стоит игнорировать сроки оповещения. Если результат известен во время разговора с потенциальным сотрудником, лучше будет уведомить его незамедлительно, чтобы не терять время.

При положительном решении ответ очевиден: «Вы приняты на должность и приступаете к работе с завтрашнего дня».

Отрицательное решение требует более профессиональных навыков для подробного объяснения причин отказа. К примеру: «Ваша кандидатура отклонена в связи с отсутствием навыков». Допустимы несколько способов информирования по результатам переговоров.

Телефонный звонок

как отказать в приеме на работуТакой способ оповещения подходит для уведомления о положительном решении. Так как сообщая радостную новость не придется подбирать правильные слова для сообщения причины отказа и слышать на конце провода оскорбительные высказывания.

Позвонив утвердившемуся соискателю можно просто сказать, что кандидатуру рассмотрели, пришли к выводу, что он безотказно подходит на требующуюся вакансию.

А также, следует подробно рассказать о графике работы и сообщить перечень необходимой документации к предоставлению в отдел кадров для заключения трудового договора.

Электронное оповещение

Такие способы уведомления предполагают заранее высланное резюме в компанию предоставляющую вакантное место. В этом случае при положительном и отрицательном результате оповещение будет выслано на указанный в резюме электронный адрес.

Здесь подойдет высказывание: «Изучив полученное резюме мы пришли к выводу, что на предоставленную вакансию ваша кандидатура не подходит из-за низкого уровня профессионализма». Если претендующий на вакантное место потребует подробных объяснений, то рекомендуется перечисление всех критерий, иначе потенциальный работник обжалует их в судебном порядке.

Личный визит

Крупным компаниям удобно пользоваться таким методом. На большом опыте они прекрасно знают, как отказать в приеме на работу при отрицательном решении. К примеру, когда поток соискателей обильный, и на каждого из них приходится уделять не так много времени, каждый претендующий оставляет по окончании переговоров пакет собранной документации в который входит:

  • резюме;
  • документ(ы) об окончании учебного заведения;
  • ксерокопия трудовой книжки;
  • характеристики с места работы.

Рассмотрев документацию и придя к определенному выводу работодатель или сотрудник отдела кадров оповещает потенциального работника о времени прибытия. В положенное время, имея отрицательный ответ дается вежливый отказ кандидату в приеме на работу с подробными объяснениями.

Письменное уведомление

Письменный отказ как нельзя лучше подходит для оповещения соискателя в неутешительном результате. Во-первых, часто люди при неудовлетворительном решении начинают вести себя нецелесообразно и агрессивно. Этот метод оповещения поможет избежать такого поведения. Во-вторых, не придется отвечать на возникшие у кандидата вопросы. Если ему понадобятся обоснования, то их можно указать в будущем письме при наличии запроса.

Компании пользуются уже готовыми отказными письмами. Это удобно и быстро. Шаблоны извещений также заранее подготавливаются под определенные решения. В этом случае подробное изъяснение неудовлетворительного результата не требуется, если этого в дальнейшем не потребует сам соискатель. Рекомендуется в конце письма приободрение человека, указав, что в скором времени он найдет необходимую вакансию и будет трудоустроен. Можно также похвалить его профессиональные качества, но с обязательным указанием того, что их слегка недостаточно для такой вакантной должности.

Составление отказного письма

Чтобы в дальнейшем оставить у соискателя положительные впечатления о компании, то рекомендуется использовать не шаблонные уведомления, а четко сформулированный письменный ответ. К примеру:

  1. Рекомендуется использовать слова благодарности, так как потенциальный сотрудник потратил не только ваше, но и свое драгоценное время: «Благодарим Вас за уделенное время и за выбор нашей организации».
  2. Предоставить обоснованный отклик. «По результатам собеседования Вы недостаточно подходите на предоставленную вакансию, так как имеете маленький опыт на этой должности. Нашей компании необходимы высокопрофессиональные сотрудники».
  3. Не следует категорически давать отрицательный ответ если кандидатура достойная. «Мы сохраним информацию и при наличии подходящей должности незамедлительно с Вами свяжемся. Надеемся на Ваше понимание».
  4. Стоящую кандидатуру следует приободрить. «Вы непременно устремленный человек и много добьетесь на этой должности. Уверены, что год — это не помеха и Вы попрактиковавшись вернетесь в нашу компанию и будете полноценным сотрудником».
  5. Обязательно наличие подписи и печати.

Шаблонные отказы

 

При большом потоке соискателей компании рассылают шаблонные извещения. Вот несколько примеров:

  1. «Вы подходите на данную вакансию по большинству критериев. Но помимо Вас, было еще несколько кандидатов. У одного из них было больше профессиональных навыков, чем у остальных, включая Вас. Соответственно, в предоставлении должности мы отказываем».
  2. «По результатам собеседования Ваша кандидатура была отклонена».
  3. «Для данной должности необходимо профессиональное владение иностранным языком. Так как Ваш уровень невысок, то вынуждены Вам отказать».

шаблон уведомления об отказе трудоустройства

После переговоров стоит помнить, что о результатах непременно надо уведомить кандидата:

  • лучшим образом будет отправить стандартный шаблонный ответ, чем совсем проигнорировать;
  • принятое решение рекомендуется отправить незамедлительно, чтобы не забыть;
  • при принятии решения во время собеседования следует ознакомить кандидата сразу же или попросить перезвонить через пару дней;
  • если поток соискателей огромен и времени на рассылку и дозванивание категорически не хватает, то следует предупредить о том, что при не поступлении извещения в течение недели можно считать результат отрицательным. Так и время экономится, и потенциальный сотрудник не будет безнадежно ожидать положительного результата;
  • если во время личного присутствия при оглашении отрицательного результата соискатель вдруг вспылил и стал агрессивно себя вести, то следует закончить разговор и попросить его удалиться.

Отказ по направлению

Бывают работники с направлениями от определенной организации или центров занятости о предоставлении таким гражданам работы. Но зачастую у компании не имеется подходящей должности. В этом случае отказ должен быть произведен в письменной форме. При несогласии в отрицательном решении он может составить запрос обоснованного ответа.

К примеру, уведомление об отсутствующей вакансии:

как отказ при отсутствии вакансии соискателя

При наличии вакансии таким гражданам, возможно приглашение на разговор. И уже по полученному результату отправляется письмо-уведомление с отрицательным ответом или осуществляется телефонный звонок с дальнейшим оповещением прохождения переговоров и приглашением в компанию на предоставленную вакансию.

Проводя переговоры стоит помнить, любой человек требует к себе уважения. А в данном случае оно проявляется в обязательном уведомлении о принятом решении. Не получив ответа, потенциальный сотрудник может сильно огорчиться и оставить на сайте компании отрицательный отзыв. Если огорченных людей составит немалое количество, они отзовутся плохими отзывами, то репутация компании может значительно упасть.

Чтобы сохранить престиж компании рекомендуется не игнорировать и не откладывать оповещение на потом, а извещать потенциальных работников своевременно и желательно не стандартными шаблонными письмами, а четко сформулированными.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2020 zakon-dostupno.ru


 

Как объяснить отказ в приеме на работу и обязательно ли это?

Является ли нарушением трудового законодательства отказ работодателя в приеме на работу по причине несогласия соискателя с включением в трудовой договор пункта об испытательном сроке? Может ли работодатель проигнорировать в данном случае требование соискателя об объяснении причин незаключения трудового договора?

Трудовой договор представляет собой соглашение между работодателем и работником (ст. 56 ТК РФ). По условиям ч. 4 ст. 57 ТК РФ в таком договоре могут быть предусмотрены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника, в частности условие об испытании. Вместе с тем ч. 1 ст. 70 ТК РФ уточняет, что включить указанное условие в трудовой договор можно только по соглашению сторон. Данную позицию разделяет Роструд (см. Письмо от 17.05.2011 № 1329-6-1). Соответственно, если соискатель возражает против прохождения испытания, а работодатель не намерен это условие из трудового договора исключать (между сторонами не достигнуто согласие), договор не может быть заключен.

К сведению

Статья 70 ТК РФ предусматривает круг лиц, которым испытательный срок не устанавливается. В частности, сюда относятся беременные женщины, лица, не достигшие 18 лет, сотрудники, приглашенные на работу в порядке перевода от другого работодателя, молодые специалисты, впервые поступающие на работу по специальности, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором.

Еще один важный момент – при приеме на работу на срок до двух месяцев испытание сотрудникам не устанавливается (ст. 289 ТК РФ).

Таким образом, нормы трудового права допускают, что при отказе соискателя от внесения в трудовой договор условия об испытательном сроке данный договор можно не заключать, поскольку соглашение между работодателем и физическим лицом не достигнуто. Следовательно, действия работодателя не приводят к нарушению трудового законодательства.

Что касается второго вопроса (может ли работодатель проигнорировать требование соискателя и не объяснять причины незаключения трудового договора), на наш взгляд, делать этого не стоит. Необходимо ответить на данное требование в течение семи рабочих дней со дня его предъявления (ч. 5 ст. 64 ТК РФ). И обязательно указать в нем, что учреждение готово принять на работу соискателя на определенных условиях, включая условие об испытательном сроке.


[1] «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

Правила ГЧП по повторному найму сотрудников (FAQ)

Если вы подаете заявку на участие в Программе защиты зарплаты и хотите получить прощение ссуды, вам необходимо сохранить прежнюю численность сотрудников и уровень заработной платы.

Легче сказать, чем сделать, поскольку во многих компаниях есть сложные ситуации с сотрудниками. Вот некоторые из наиболее частых вопросов, которые мы слышали о ГЧП и повторном найме сотрудников.

В марте я уволил своих сотрудников. Могу ли я повторно нанять их на средства ГЧП?

Да! Если вы ранее увольняли своих сотрудников, вы можете снова нанять их за счет средств ГЧП.На самом деле это и есть предполагаемая цель ГЧП.

Если вы восстановите свой счет FTE до 31 декабря, вы имеете право на полное прощение ваших расходов на заработную плату. В противном случае вам нужно будет вернуть часть затрат.

Что произойдет, если я найму обратно только часть своих сотрудников?

Если к 31 декабря вы вернете на работу только некоторых, но не всех своих сотрудников, используя средства ГЧП, вы не сможете получить прощение всей суммы кредита ГЧП. Простительная сумма будет уменьшаться пропорционально соотношению между вашей численностью или эквивалентом полной занятости (ЭПЗ) в течение прощенного периода и вашей ЭПЗ до пандемии.

Допустим, у вас есть три сотрудника, занятых полный рабочий день, и каждый из них зарабатывает 3000 долларов в месяц, то есть сумма вашего займа в рамках ГЧП составляла 22 500 долларов (3000 x 3 x 2,5). В феврале их пришлось уволить из-за COVID-19.

Если вы нанимаете обратно только двух из трех сотрудников, ваша рабочая сила составит 67% (две трети) от вашей первоначальной численности.

В течение 24 недель периода ГЧП вы тратите 36 000 долларов на своих сотрудников, что превышает сумму вашего кредита ГЧП. Вы требуете 22 500 долларов своего кредита в качестве прощения.

Если мы предположим, что вы не имеете права на какие-либо льготы при повторном приеме на работу, когда дело доходит до расчета вашей прощаемой суммы, поскольку ваша рабочая сила меньше, ваша прощенная сумма будет умножена на 0,67. Вы могли бы получить прощение в размере 15 075 долларов.

Что произойдет, если я захочу вернуть всех своих сотрудников, но некоторые отклонят предложение?

Краткий ответ: ничего страшного — это не повлияет на уровень прощения.

Но вы должны соответствовать следующей квалификации:

  • Вы должны сделать добросовестное письменное предложение о повторном найме (по электронной почте или в бумажном виде). ​​

  • Вы должны были предложить повторный прием на работу с той же зарплатой и количеством часов, что и до увольнения

  • У вас должна быть документация об отказе сотрудника от предложения (опять же, подтверждение по электронной почте подойдет или, что еще лучше, письменный документ с подписью сотрудника, подтверждающий, что он отклоняет предложение)

Вы также можете претендовать на освобождение, если любое из этих условий применяется к одному из ваших сотрудников:

  • Их уволили по делу
  • Они добровольно ушли в отставку
  • Они добровольно запросили и получили сокращение рабочего времени.

Обратите внимание, что сотрудники, отклонившие предложения о повторном приеме на работу, могут больше не иметь права на получение пособия по безработице.Как правило, агентства по безработице требуют, чтобы вы регулярно проверяли у них статус вашего заявления о приеме на работу. Если вы сообщите, что отклонили «подходящее» предложение о работе во время получения пособия по безработице, ваше пособие может быть лишено.

SBA также требует, чтобы вы сообщили об отказе в повторном приеме на работу в службу занятости или занятости вашего штата в течение 30 дней с момента отказа. Процессы того, как это сделать, зависят от штата.

Мои сотрудники собирают EI. Могу ли я их повторно нанять?

Да, средства ГЧП предназначены для поощрения вас, работодателя, к повторному найму любого персонала, который вам, возможно, пришлось уволить из-за первоначальных последствий COVID-19.

Министерство труда США отмечает, что работники не должны отказываться от работы просто потому, что их пособие по безработице превышает сумму, которую они могли бы заработать на работе. Однако, если сотрудник отказывается вернуться на работу после вашего добросовестного предложения о повторном приеме на работу, это не повлияет отрицательно на вашу прощенную сумму при условии сохранения документации. Работодатели могут сообщать о подозрениях в мошенничестве с EI онлайн.

Как только сотрудник получает зарплату, он должен сообщить о своем доходе в Департамент труда штата.Если пособие по безработице и фонд заработной платы получают в один и тот же период времени, служба занятости произведет соответствующие расчеты, и работника могут попросить вернуть часть или все пособия по безработице.

Мы рекомендуем руководство по часто задаваемым вопросам Департамента помощи по безработице штата Массачусетс для получения общего обзора типичных ситуаций с EI, которые могут возникнуть у работодателя.

Мой бизнес использует только подрядчиков. Могу ли я нанять их на заработную плату и платить им средствами ГЧП?

Да, возможно.

Сумма вашей ссуды в рамках ГЧП определяется вашими данными по заработной плате за 2019 год (или цифрами чистой прибыли, если вы работаете не по найму). Итак, если в 2019 году у вас было три сотрудника, которые зарабатывали 3000 долларов в месяц, вам нужно будет оставить этих трех сотрудников на зарплате с одинаковой зарплатой.

Вы можете нанять своих подрядчиков в качестве сотрудников, но, поскольку они не были в вашей ведомости заработной платы до COVID, у вас может не остаться много средств для оплаты ваших новых сотрудников. Но действующее руководство по прощению не запрещает нанимать новых сотрудников.

Должен ли я повторно нанимать тех же сотрудников? Или я могу оставить свою численность такой же, но с разными людьми?

Судя по выпущенному руководству, вам не нужно повторно нанимать одних и тех же сотрудников. В заявлении SBA о прощении не делается различия между новыми и существующими сотрудниками.

Обратите внимание, что если вам трудно вернуть своих бывших сотрудников на работу, вам не нужно требовать , чтобы привлечь новых сотрудников только для того, чтобы соответствовать вашей численности персонала — SBA предоставило некоторую снисходительность в этом случае.

Могу ли я реструктурировать компенсацию в моем бизнесе? Могу ли я платить себе больше, а моим сотрудникам меньше?

Эта ситуация не регулируется официальными инструкциями Казначейства США. Тем не менее, похоже, что это противоречит духу программы, которая предполагает сохранение уровня штата и заработной платы на том же уровне, что и до COVID. Было бы безопаснее оставить все компенсации, как это было раньше.

Если у вас есть сотрудники, которым в период с 1 января по 31 марта 2020 г. выплачивается менее 75% от их базового оклада или заработной платы, вы увидите уменьшение суммы прощения, если только вы не имеете права на освобождение.

Могу ли я использовать средства ГЧП для выплаты бонусов своим сотрудникам?

Да! SBA наконец разъяснило, что премии, выплачиваемые сотрудникам, включая выплаты за работу в опасных условиях и комиссионные, имеют право на прощение.

Однако бонусная выплата считается одной частью общей компенсации, которая не может превышать среднегодовую ставку в 100 000 долларов (или 15 385 долларов в течение восьминедельного периода, 46 154 доллара в течение 24 недель). Другими словами, если вы уже платили своему сотруднику 100 000 долларов в год, вы не можете добавить к этому бонус и получить прощение.

Могу ли я снова уволить сотрудников, когда у меня закончатся средства ГЧП?

Да. Если по истечении 24 недель покрытие ГЧП финансовое положение вашего бизнеса не улучшилось или средства ГЧП закончились, вы можете отправить сотрудников в отпуск или уволить их, если это необходимо. Сотрудники будут иметь право требовать пособия по безработице.

Дополнительные ресурсы по COVID-19

.

ЕСДВАГОВ — Отказ от работы

Если вы отклонили предложение о работе по какой-либо причине, вы должны правильно указать это в своем еженедельном заявлении. Это не означает, что вы потеряете льготы, если у вас есть веская причина для отказа от предложения, но, скорее всего, это означает, что вам придется предпринять дополнительные шаги, и мы свяжемся с вами.

В: В чем разница между регулярным пособием по безработице и расширенным пособием в соответствии с федеральным законом CARES?
A: Регулярная безработица: Регулярное еженедельное пособие по безработице дает вам временный доход, если вы потеряете работу не по своей вине.Чтобы иметь право на регулярное пособие по безработице, вы должны быть готовы к работе и соглашаться на любую подходящую работу, которую вам предлагают. Если вы отказываетесь вернуться на работу без уважительной причины или потому, что по безработице вам платят больше, чем на вашей обычной работе, вам будет отказано в пособии.

Расширенные пособия: Помощь по безработице при пандемии (PUA) — это отдельная программа пособий, охватывающая многих людей, которые не имеют права на регулярную безработицу во время пандемии COVID-19, в том числе самозанятых лиц, независимых подрядчиков и лиц, работающих неполный рабочий день (с менее 680 часов) и другие, затронутые COVID-19.Воспользуйтесь нашей проверкой соответствия, чтобы узнать больше.


В: Мой работодатель возобновил работу и попросил меня вернуться. Могу ли я получить пособие по безработице, если откажусь?

A: Право на получение пособия по безработице рассматривается в индивидуальном порядке. Если вы отказываетесь от предложения о работе, нам нужно будет определить, была ли у вас «веская причина», чтобы продолжать иметь право на пособие по безработице.

Если во время пандемии вы не можете выполнять удаленную работу за плату, «уважительная причина» может включать:

Вы можете иметь право на расширенные льготы, если у вас есть другие причины, по которым вы не можете вернуться на работу во время COVID-19 (см. Вопрос ниже).


Q: Мой работодатель открыт для бизнеса, мне предложили вернуться на работу, и я не вернулся на работу, и мне было отказано в государственном пособии по безработице. Смогу ли я претендовать на получение пособия по безработице при пандемии?
A: Если вам отказано в регулярном пособии по безработице из-за того, что вы не можете работать, но не можете работать по той причине, что вы непосредственно затронуты COVID-19, вы можете иметь право на получение PUA. Например:

  • Вы должны заботиться о ребенке в своей семье, который не может посещать школу или детский сад, потому что он был закрыт в результате пандемии COVID-19.
  • Вам поставили диагноз COVID-19 или вы испытываете симптомы COVID-19 и ищете медицинский диагноз.
  • Член вашей семьи был диагностирован с COVID-19.
  • Вы не можете приступить к работе из-за карантина, введенного непосредственно в результате чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения, связанной с COVID-19.

Воспользуйтесь проверкой соответствия, чтобы узнать, имеете ли вы право на получение PUA. Мы все равно должны были бы рассмотреть отказ в работе в вашем заявлении на участие в программе PUA, если бы для отказа в работе была уважительная причина.

Q: Я получаю еженедельное пособие по безработице. Мой работодатель попросил меня вернуться на работу. Я отказался от этой просьбы. Могу ли я продолжать получать пособие по безработице или PUA?
A:
Если вы продолжите подавать еженедельные требования, мы продолжим условно выплачивать еженедельные пособия, пока определяем ваше право на получение пособия по безработице или PUA. Если позже будет установлено, что вы не имели права на получение льгот, мы будем собирать с вас любые льготы, на которые вы не имели права.Вы также можете обжаловать отказ в выплате пособия по безработице.


В: Каковы последствия неполучения правдивого ответа на мое еженедельное заявление, включая мою способность или готовность к работе, отказ от предложения работы или получение заработка?
A: Вы должны правдиво сообщать всю информацию о своем еженедельном заявлении. Умышленное непредставление правильного отчета о вашей работе и доходах или причине увольнения с работы может привести к отказу в выплате пособий, выплате пособий, штрафам и возможному уголовному преследованию.


В: Что считается подходящей работой?
A: При подаче заявления на пособие по безработице вы должны быть способны, доступны и готовы немедленно принять любую подходящую работу, которая может быть предложена.

«Подходящая работа» — это работа, соответствующая вашей предыдущей подготовке, опыту работы и образованию. Когда вам предложат работу, спросите себя:

  • Есть ли у меня опыт выполнения работ?
  • Должен ли я пройти обучение, чтобы выполнять работу?
  • Нужно ли мне иметь дополнительное образование, чтобы иметь возможность выполнять работу?
  • Выполнял ли я подобную работу раньше?


В: Что произойдет, если я откажусь от предложения работы?
A: Заявитель, который отказывается от предложения о работе и претендует на пособие по безработице, должен сообщать нам об отказе в процессе еженедельной подачи заявок.Если вы сообщите, что отказались от предложения работы в отдел, вы получите анкету с помощью предпочитаемого вами метода переписки (почта или защищенная электронная почта eServices). Вот примеры некоторых вопросов, которые вам зададут:

  • По какой причине отказался от предложения работы?
  • В какой день было сделано предложение о работе?
  • Каким методом было сделано предложение? (по телефону, электронной почте или письмом)
  • Соответствовали ли вы типу предлагаемой работы?


В: Что считается уважительной причиной?
A:
«Веская причина» для отказа в предложении работы — это неподходящая работа.Если работа считается подходящей, «уважительная причина» может быть установлена, если будет показано, что заявитель имел личную и вескую причину для отказа от предложения работы. Например:

  • Заявители в возрасте 65 лет и старше или лица, которым Центры по контролю и профилактике заболеваний (CDC) причисляют лиц высокого риска, поскольку возвращение на работу может поставить под угрозу их здоровье.
  • Заявители, проживающие с кем-то или ухаживающие за членом семьи, который считается подверженным высокому риску. Возвращение на работу может поставить под угрозу здоровье члена семьи.
  • Рабочее место небезопасно.
  • Уход за детьми недоступен, чтобы позволить человеку вернуться к работе. Это может быть уважительной причиной для получения пособия по безработице при пандемии (PUA).

Мы рассматриваем готовность заявителя к работе отдельно от отказа в работе. Заявители должны быть готовы принять подходящих работ .


В: Что делать, если рабочее место небезопасно?
A:
Работодатели штата Вашингтон должны соблюдать требования и инструкции Центров по контролю и профилактике заболеваний (CDC), Министерства труда и промышленности и Департамента здравоохранения штата Вашингтон, чтобы поддерживать безопасность на рабочем месте.

Любое лицо имеет право сообщать о любых проблемах безопасности своему работодателю, а также в Департамент труда и промышленности. Эти отчеты могут быть сделаны анонимно онлайн или по телефону.

Если заявитель отказался от предложения работы из-за озабоченности по поводу безопасности на рабочем месте , , отдел оценит, были ли условия на рабочем месте безопасными, чтобы определить, подходит ли это работа. Это будет основано на требованиях, включая руководство по COVID-19, которым работодатели должны следовать при повторном открытии своего бизнеса.

Работа не считается подходящей, если работодатель не желает или не может обеспечить безопасное рабочее место, требуемое государственным и / или федеральным законодательством и инструкциями. Работодатели обязаны доказать, что рабочие места безопасны и соответствуют соответствующим законам и руководствам по безопасности на рабочем месте.

Заявитель может по-прежнему иметь право на получение пособия по безработице, даже если будет установлено, что работодатель следит за безопасностью рабочего места и поддерживает его. Однако заявители должны доказать, что у них были веские основания полагать, что рабочее место небезопасно, отказываясь от работы.

Если заявитель сообщает, что он отказался от предложения работы, потому что рабочее место было небезопасным, потребуется дополнительное установление фактов. Агент центра обработки претензий свяжется с людьми, чтобы спросить:

  • Каким образом работодатель не соблюдал государственные и / или федеральные требования по поддержанию безопасного рабочего места в целом и / или в отношении COVID-19?
  • Документировал ли заявитель несоблюдение правил техники безопасности и охраны труда на рабочем месте?
  • Обсуждал ли заявитель со своим работодателем правила техники безопасности на рабочем месте?
  • Есть ли другие сотрудники, которые могут обосновать опасения по поводу безопасности на рабочем месте?

Принимая решение, мы также свяжемся с данным работодателем, чтобы получить его информацию по данным заявлениям.Учитывается информация как от заявителей, так и от работодателей, а также о государственных и федеральных правилах безопасности.

Право на участие определяется в индивидуальном порядке. Чтобы люди продолжали получать пособие по безработице или пособие по пандемической безработице (PUA), они должны доказать, что у них были веские причины для отказа от предложения работы.


В: Что делать, если я подвержен высокому риску заражения COVID-19?
A:
Если вы не можете работать удаленно, и вам 65 лет и вы находитесь в группе высокого риска COVID-19, или вы живете в одной семье с человеком из группы высокого риска, или оказывает непосредственный уход члену семьи из группы высокого риска, или если если вы отказываетесь от работы, вы можете продолжать иметь право на пособие по безработице.

Согласно Постановлению губернатора, действующему до 1 августа и защищающему сотрудников с высокой степенью риска, если вы являетесь лицом с высоким риском, получающим пособие по безработице при пандемии (PUA), вы можете продолжать иметь право на получение пособия по безработице после отказа от работы, пока действует Прокламация. . Это потенциальное право на получение PUA после отказа от работы не распространяется на работников, которые не подвержены высокому риску COVID-19, но живут с людьми или ухаживают за членами семьи, которые находятся в этом состоянии, если только у этих членов семьи или членов семьи не был диагностирован COVID-19.Важно сообщать нам обо всех отказах в работе, чтобы мы могли определить, имеете ли вы право на участие в программе.


В: Что делать, если мне нужно ухаживать за ребенком?
A:
Если вы регулярно получаете пособие по безработице, но не можете вернуться на работу из-за отсутствия ухода за детьми из-за COVID-19, вы должны указать это как причину, по которой вы отказались от предложения о работе. Ваша готовность к работе также будет проверена. Если вам отказано в регулярном пособии по безработице, вы можете подать заявление и получить пособие по пандемической безработице (PUA).

У вас может быть веская причина для отказа от предложения о работе и получения PUA, если ребенок или другой член семьи, за которого вы несете основную ответственность по уходу, не может посещать школу или другое учреждение, закрытое в результате COVID-19. чрезвычайная ситуация в области общественного здравоохранения, и вам требуется, чтобы такая школа или учреждение могла работать вне дома.


В: Что делать, если мне отказано в пособии по безработице, могу ли я получить пособие по безработице при пандемии (PUA)?
A:
Если вам отказано в регулярном пособии по безработице, потому что вы недоступны для работы, но причина, по которой вы недоступны для работы, заключается в том, что вы напрямую затронуты COVID-19, вы можете иметь право на получение PUA.Например:

  • Вы должны заботиться о ребенке в своей семье, который не может посещать школу или детский сад, потому что он был закрыт в результате пандемии COVID-19.
  • Вам поставили диагноз COVID-19 или вы испытываете симптомы COVID-19 и ищете медицинский диагноз.
  • Член вашей семьи был диагностирован с COVID-19.
  • Вы не можете приступить к работе из-за карантина, введенного государственным или муниципальным распоряжением в результате чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения, связанной с COVID-19.

Воспользуйтесь проверкой соответствия, чтобы узнать, имеете ли вы право на получение PUA.


В: Получу ли я зарплату, пока рассматривается причина моего отказа от работы?
A:
Если вы получали еженедельное пособие и сообщаете об отказе от работы, мы отправляем вам запрос на установление фактов. Если в то же время вы продолжите подавать еженедельные требования, мы продолжим условно выплачивать еженедельные пособия, определяя ваше право на получение регулярного пособия по безработице или пособия по пандемической безработице (PUA).Если позже будет установлено, что вы не соответствовали критериям получения льгот, мы получим от вас эти неправомочные льготы. Вы также можете обжаловать отказ в выплате пособия по безработице.


В: Каковы последствия неполучения правдивого ответа на мое еженедельное заявление, включая мою способность или готовность к работе, отказ от предложения работы или получение заработка?
A:
Вы должны правдиво сообщать всю информацию о своем еженедельном заявлении. Умышленное непредставление правильного отчета о вашей работе и доходах или причине увольнения с работы, или если вы отказались от каких-либо предложений о работе, может рассматриваться как мошенничество.Это может привести к отказу в выплате пособий, выплате пособий, штрафам и возможному уголовному преследованию.


Q:
Как я могу обжаловать отказ в предоставлении льгот?
A:
Если вы или предыдущий работодатель не согласны с принятым нами решением в отношении вашего пособия по безработице, вы имеете право подать апелляцию. Вы должны подать апелляцию в течение 30 дней после даты, когда мы отправили вам свое решение. Вы можете подать апелляцию онлайн, по почте или факсу. Мы не принимаем апелляции по телефону или по электронной почте.Ваша апелляция должна быть в письменной форме и содержать:

  • Решение, которое вы хотите обжаловать.
  • Дата принятия решения.
  • Причина, по которой вы не согласны с нашим решением.
  • Ваше имя.
  • Ваш номер социального страхования.
  • Ваш текущий адрес и номер телефона.
  • Любые записи, которые, по вашему мнению, следует учитывать при принятии решения.
  • Свидетели, которых вы хотели бы присутствовать на слушании.
  • Если вам нужен переводчик и какой язык вы используете (включая переводчиков американского языка жестов).
  • Если апелляция подана с опозданием, объясните причину опоздания.
  • Ваша подпись.

Онлайн:
https://secure.esd.wa.gov/home/


Почта:
Апелляции Центра приема заявлений
P.O. Box 19018
Olympia, WA 98507-0018


Факс:
800-301-1795

(-) Свернуть

.

Как нанять сотрудников: Контрольный список

Готовы к дополнительной помощи, но не знаете, как нанять сотрудников? Поздравляю, привлечение персонала — огромная веха.

Когда вы думаете о том, как нанять своего первого сотрудника, своего пятидесятилетия или какую-нибудь сезонную подработку, следует учитывать несколько важных моментов. Вам нужно найти подходящих кандидатов и убедиться, что вы все настроили правильно (и законно).

Не волнуйтесь — мы здесь, чтобы помочь с базовыми этапами найма сотрудника.(Этот пост содержит общие рекомендации. Для получения совета, касающегося вашего бизнеса, обязательно проконсультируйтесь со специалистом.) Вот контрольный список того, как нанимать сотрудников, включая то, что вам нужно делать до и после найма.

Начните работу с Square Payroll

Обработке заработной платы доверяют тысячи.

Перед тем, как нанять сотрудников

1. Убедитесь, что у вас есть EIN (идентификационный номер работодателя).

Прежде чем нанимать сотрудников, вам необходимо зарегистрировать свой бизнес в федеральных органах власти и власти штата.IRS требует, чтобы у каждого предприятия, в котором есть сотрудники, было так называемый идентификационный номер работодателя (EIN), уникальный девятизначный номер, используемый для целей налогового идентификатора.

EIN в основном похож на номер социального страхования для бизнеса. Если вы ведете свой бизнес как корпорация или партнерство, возможно, она у вас уже есть. Если нет, вы можете получить EIN, подав заявку через Square с помощью нашего бесплатного помощника EIN.

Кроме того, в каждом штате свой процесс регистрации для получения идентификационного номера работодателя штата.Посетите веб-сайт департамента труда вашего штата для получения дополнительной информации. В Калифорнии, например, у EDD (Департамента развития занятости) есть онлайн-служба, которая в большинстве случаев выдает номер налогового счета работодателя в течение нескольких минут после регистрации.

Узнайте больше о том, что такое идентификационный номер работодателя и как его получить.

2. Настройте записи для удержания налогов.

Когда вы думаете о том, как нанять своего первого сотрудника, вы должны учитывать налоги.Прежде чем вы начнете поиск подходящего сотрудника, вам необходимо заполнить документы для уплаты трех разных видов налогов.

  • Удержание федерального подоходного налога. Ваш новый сотрудник должен заполнить Форму W-4 (Свидетельство об удержании налогов), в которой спрашивается, какую сумму федерального подоходного налога удерживать из его заработной платы. Затем вы отправляете форму в IRS.
  • Федеральный отчет о заработной плате и налогах. Вы несете ответственность за заполнение формы W-2 для каждого сотрудника с подробным описанием их доходов и налогов, удержанных за год.Вам необходимо отправить копию своим сотрудникам до 31 января за предыдущий год. Затем отправьте копию A формы W-2 в Управление социального обеспечения до последнего дня февраля. Вы можете узнать больше о W-2 и его отличиях от 1099-MISC (для независимых подрядчиков) здесь.
  • Государственные пошлины. Во многих штатах также есть форма штата для удержания налогов — найдите свой штат здесь, чтобы получить доступ к необходимой форме.

Компании должны хранить свои налоговые отчеты в течение шести лет (а в некоторых случаях и дольше) для подтверждения своих налоговых деклараций.Правильная настройка системы поможет вам оставаться организованным, чтобы вы могли отслеживать состояние своего бизнеса с течением времени, готовить налоговые декларации и другие финансовые отчеты, отслеживать отчисления и т. Д.

3. Определите должность, на которую вы нанимаете.

Если вы не знаете, что ищете, как узнать, когда вы это найдете? Прежде чем начать процесс найма сотрудников, выясните, какая поддержка вам нужна. Составьте список самых важных задач, в которых вам нужна помощь. Кто-то может помочь с управлением запасами, электронным маркетингом или выпечкой хлеба?

Затем подумайте, какие обязанности вы бы хотели, чтобы этот человек взял на себя в будущем.Решение о том, сколько платить вашему новому сотруднику, зависит от вида работы, которую вам нужно выполнить, стажа работы и вашего бюджета.

Наконец, подумайте о том, какой опыт и навыки лучше всего подходят для этой роли и сколько опыта требуется.

После того, как вы закончите эту беготню, вы готовы написать описание должности. Четкое и продуманное описание должности поможет вам нанять нужного человека. Пропустите черновик через Textio, платформу машинного обучения, которая помечает слова и жаргон с гендерной ориентацией, чтобы помочь вам написать более эффективное объявление о вакансии и найти лучших сотрудников.

Наем сотрудников

4. Найдите своих кандидатов.

Спросите своих лучших сотрудников, знают ли они кого-нибудь, кто мог бы хорошо подходить для этой роли. Рефералы сэкономят ваше время, потому что за них уже поручились, и избавят вас от необходимости разбирать горы резюме.

Однако, поскольку люди склонны общаться с такими же людьми, как они, полагаясь на рекомендации сотрудников, можно сделать рабочее место менее разнообразным. Дело не только в политической корректности. Для вашего бизнеса лучше иметь более разнообразную рабочую силу.Фактически, исследования показывают, что команды, разнородные по расовому признаку, на 35% превосходят другие команды. Кроме того, 57% сотрудников считают, что их компании должны быть более разнообразными.

Чтобы найти высококвалифицированных и разнообразных кандидатов, забросьте более широкую сеть. Разместите описание вакансии на таких сайтах, как Indeed, Craigslist или LinkedIn. Включите в нижней части сообщения заявление, в котором ваш бизнес определяется как работодатель с равными возможностями, говоря, что квалифицированные кандидаты всех полов, национальностей, рас, сексуальной ориентации и т. Д.и лицам с ограниченными возможностями настоятельно рекомендуется подавать заявки.

Рассмотрите возможность приема на работу вслепую, сокрытия имен кандидатов — и, возможно, даже образования — и многолетнего опыта, чтобы преодолеть бессознательную предвзятость и способствовать большему разнообразию рабочих мест.

5. Провести интервью.

По возможности, постарайтесь, чтобы хотя бы несколько сотрудников провели собеседование с кандидатами. Каждый человек, который работает в вашем бизнесе, будет подходить к собеседованию с разными целями, давая вам более взвешенную оценку.

Если вы ведете более крупный бизнес, вы можете подумать о проведении панелей интервью, где каждого интервьюера просят сосредоточиться на определенной области во время интервью. В этой ситуации один человек может сосредоточиться на командной работе, а другой ищет технические навыки. У этого подхода двоякая выгода: вы получаете оценку очень конкретных навыков кандидата, и ваши сотрудники чувствуют себя частью процесса.

Когда вы узнаете, кто проводит собеседование с вашими кандидатами, вам нужно подумать о том, что все собираются спросить.Вы захотите изучить их историю работы, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям, но вы также захотите задать вопросы, которые дадут вам представление о том, как они будут взаимодействовать с остальными вашими сотрудниками и вашими клиентами.

Как они подходят к решению проблем? Каков конкретный пример того, как они решали рабочую проблему в прошлом? Насколько они хороши под давлением? Если клиент недоволен или зол, как он справится с этой ситуацией? (Прочтите наш полный учебник по вопросам интервью).

6.Проведите проверку биографических данных.

После того, как вы выбрали кандидата на роль и сделали предложение, вы можете выполнить проверку биографических данных. Эта проверка, также известная как проверка перед приемом на работу, является важным шагом в обеспечении безопасности вашего бизнеса, сотрудников и клиентов. (Вот как нанимать сотрудников, которые являются тем, кем они себя называют.) Кандидаты всегда должны разрешать вашей компании проводить проверку биографических данных.

Имейте в виду, что существуют сложные юридические требования и ограничения на проверку биографических данных, многие из которых зависят от штата.Некоторые штаты ограничивают типы запросов о криминальном прошлом, которые вы можете запрашивать, и когда в процессе подачи заявки вы можете узнать о криминальном прошлом, в то время как другие требуют, чтобы роль соответствовала определенным требованиям, если вы собираетесь получить кредитную историю. (В некоторых штатах и ​​городах работодателям вообще запрещено задавать вопросы о криминальном прошлом при приеме на работу). Чтобы соответствовать всем этим требованиям, компании обычно используют стороннее агентство для проверки биографических данных.

Существуют также правила использования информации, полученной при проверке биографических данных. Для получения конкретных рекомендаций или рекомендаций по проверке биографических данных обратитесь к юристу.

7. Убедитесь, что они имеют право работать в США.

Вы несете ответственность за то, чтобы всем вашим сотрудникам было разрешено работать в США по закону. Если вы нанимаете кого-то, кто не имеет надлежащего права на трудоустройство, вам могут грозить штрафы и даже уголовное наказание.

Чтобы защититься от этого, вот как нанять сотрудников, имеющих право работать в США.С .:

  • До или в первый день работы ваш новый сотрудник должен заполнить первый раздел формы I-9, который включает его контактную информацию, номер социального страхования и право на трудоустройство.
  • К третьему дню на работе они должны показать вам действующие документы с их удостоверением личности и разрешением на работу. Это может быть один документ из списка A (например, паспорт США или карта постоянного жителя) или один идентификатор из списка B (например, водительские права США) в сочетании с другим документом из списка C (например, карта социального обеспечения).
  • В большинстве случаев достаточно заполнить форму I-9 и просмотреть подтверждающие документы. Но если вы ведете бизнес в определенных штатах, от вас могут потребовать зарегистрироваться в программе E-Verify. Узнайте больше здесь.
  • Работодателям не нужно отправлять форму I-9 в федеральное правительство, но вам необходимо хранить ее в течение трех лет после даты приема на работу или в течение года после того, как сотрудник перестанет работать на вас, в зависимости от того, что произойдет позже. Вы можете узнать больше о форме I-9 в Службе гражданства и иммиграции США.

После найма сотрудников

8. Сообщите о новых приемах на работу в ваше государственное агентство по трудоустройству.

Вам необходимо сообщать о вновь нанятых и повторно нанятых сотрудниках в агентство по трудоустройству вашего штата. Для получения дополнительной информации о требованиях вашего штата ознакомьтесь с требованиями SBA к отчетности о новом найме.

9. Получите компенсационное страхование работников.

Требования к страхованию компенсации работникам для работодателей варьируются от штата к штату. Большинство штатов требует, чтобы работодатели получали страховой полис для работников, которые получили травмы или заболели из-за воздействия на рабочем месте.Обязательно ознакомьтесь с требованиями вашего штата и найдите политику, которая подходит вашему бизнесу. У Национальной федерации независимого бизнеса (NFIB) есть полезное руководство.

10. Выберите метод расчета заработной платы.

После того, как вы наняли своего первого сотрудника, вам необходимо настроить систему для его оплаты и позаботиться о налогах на заработную плату. Вы можете рассчитывать заработную плату самостоятельно, через бухгалтера или через службу расчета заработной платы.

Многие люди выбирают службу расчета заработной платы, чтобы сэкономить время и избежать всех сложностей, связанных с расчетом заработной платы (например, налогов).Некоторые услуги по расчету заработной платы также предлагают интеграцию с вашим страховщиком и заботятся об отчетности о новых сотрудниках, что помогает избавиться от этой головной боли.

Но даже если вы решите использовать услугу расчета заработной платы (или поручить расчет заработной платы бухгалтеру), хорошо знать основы того, как это работает. Расчет заработной платы состоит из трех частей: выплаты сотрудникам, уплата налогов на заработную плату (в IRS и налоговое агентство вашего штата) и заполнение налоговых форм.

Платежи сотрудников включают в себя все, от отслеживания отработанных часов до расчета налоговых удержаний и отправки чеков.Налоги на заработную плату [и подача документов — это задачи, которые обычно необходимо выполнять каждый месяц или квартал, в зависимости от размера вашего бизнеса.

11. Размещать плакаты на рабочем месте.

Министерство труда требует, чтобы работодатели размещали на своем рабочем месте определенные объявления, чтобы информировать сотрудников об их правах и ваших обязанностях как работодателя. Эти плакаты предоставляются бесплатно. В некоторых штатах есть требования к плакатам на рабочем месте, которым вы должны следовать в дополнение к федеральным требованиям.Посетите Плакаты SBA на рабочем месте, чтобы узнать, какие плакаты на федеральном уровне и уровне штата нужны вам для вашего бизнеса.

Привлечение новых сотрудников должно быть легким делом, когда вы прочитали этот контрольный список о том, как нанимать сотрудников. Чтобы получить дополнительную информацию о поддержании справедливого и безопасного рабочего места, требованиях к минимальной заработной плате, выплате вознаграждений сотрудникам и информированию сотрудников о политике на рабочем месте, ознакомьтесь с этими ресурсами.

Как и все наши статьи, этот контент содержит только общую информацию и рекомендации и не заменяет юридические или налоговые консультации.Обязательно проконсультируйтесь с квалифицированным специалистом для получения совета, касающегося вашего региона или бизнеса.

.

Формы новых сотрудников после найма сотрудника

Вы прошли процесс приема на работу, сделали предложение о работе, и кандидат его принимает. Что теперь? Следующим шагом в добавлении сотрудника к вашему бизнесу является заполнение критически важных форм новых сотрудников, необходимых для удовлетворения федеральных и государственных требований к оформлению документов, предъявляемых к работодателям.

После заполнения этих обязательных форм нового найма вы можете настроить файлы персонала и сориентировать своего нового сотрудника.

Федеральная форма W-4 необходима для удержания

Федеральное свидетельство о удержании подоходного налога, форма W-4, необходимо заполнить, чтобы вы знали, какую сумму федерального подоходного налога удерживать из заработной платы вашего нового сотрудника.

Невозможно переоценить важность того, чтобы каждый сотрудник заполнял форму W-4, поэтому сделайте ее заполнение приоритетной задачей.

Подведение итогов ваших обязательств по удержанию заработной платы поможет вам понять, как следует заполнять форму W-4 и как ее следует использовать при расчете заработной платы.

Вы можете оказаться в ситуации, когда сотрудник не заполняет форму. Для покрытия ваших баз, если по какой-либо причине сотрудник не подает форму W-4, вы должны удержать налог, как если бы сотрудник не требовал никаких льгот.

Кроме того, вы должны знать, что если состоящий в браке сотрудник не заявляет о своем статусе в браке в форме W-4, работодатель должен удержать его на основании таблиц удержания для «одинокого сотрудника». Поскольку ставки удержания для одиноких сотрудников выше, чем для состоящих в браке работников, и поскольку сумма налога, удерживаемого с данной выплаты заработной платы, уменьшается по мере увеличения количества заявленных освобождений, важно, чтобы вы попросили всех сотрудников заполнить справку.

Государственное использование формы W-4. Форма W-4 выполняет еще одну важную функцию: во многих штатах копия должна быть отправлена ​​в агентство штата как часть необходимой информации о новых сотрудниках.

Кроме того, во многих штатах есть форма штата, которую необходимо подавать для целей удержания. Информацию о вашем штате можно найти в нашей карте удержания подоходного налога.

Информация о новом найме

Федеральный закон требует, чтобы все работодатели, даже имеющие всего одного сотрудника, сообщали обо всех новых приемах на работу в соответствующее государственное агентство.В свою очередь, эти государственные агентства должны передать информацию национальному справочнику новых сотрудников, который ведет Министерство здравоохранения и социальных служб. Информация будет использоваться в основном для двух целей:

  • для предотвращения мошенничества с выплатой пособий по безработице
  • для поиска родителей, которые должны алименты.

Что это значит для вас как работодателя? К счастью, процесс не очень обременительный. Информация, которую вы должны предоставить, — это информация, которую каждый новый сотрудник должен предоставить при заполнении формы W-4.

В частности, вы должны сообщить имя, адрес, номер социального страхования каждого сотрудника, а также название, адрес и федеральный идентификационный номер работодателя. Вы также должны указать дату найма, то есть дату, когда сотрудник впервые оказывает платные услуги. Самый простой способ сделать это — использовать копию Federal W-4.

Согласно федеральному закону отчеты должны быть представлены в соответствующее агентство штата в течение 20 календарных дней с даты найма, хотя в некоторых штатах могут потребоваться более короткие периоды отчетности.

Отчеты должны быть отправлены почтой первого класса или в электронном виде. Если у вас есть сотрудники более чем в одном штате, и вы отправляете отчеты по почте, вы должны сообщать в каждом штате. Однако, если вы подаете заявку в электронном виде, вы можете указать в Департамент здравоохранения и социальных служб (HHS) один штат, в котором вы будете сообщать всю информацию о новом найме.

Куда работодатели подают отчеты? Во многих штатах, где программы существовали до принятия федерального закона, отчеты подавались в агентство, которое администрирует программу компенсации по безработице штата, или в агентство, которое отвечает за обеспечение алиментов.С момента вступления в силу закона отчетность должна направляться в новую директорию штата по найму. Информацию об отчетности о новом найме можно найти на веб-сайте по трудоустройству вашего штата.

Форма I-9

В соответствии с Законом об иммиграционной реформе и контроле 1986 года все работодатели обязаны подтверждать личность и право на работу в Соединенных Штатах всех сотрудников, нанятых после 6 ноября 1986 года, с использованием формы I-9 Службы иммиграции и натурализации «, Форма подтверждения права на трудоустройство «.

После заполнения форма не отправляется в правительство, но вы должны сохранить ее в своих файлах на случай, если инспектор INS когда-либо захочет ее увидеть.

При наличии у сотрудника необходимых документов заполнение формы не займет больше минуты или двух. Форма должна быть заполнена в день найма или в течение трех рабочих дней после найма. Работодатели и сотрудники могут подписывать формы в электронном виде и сохранять их в электронном формате.

В Business Tools находится форма I-9 «Подтверждение права на трудоустройство», которую вы можете использовать при приеме на работу нового сотрудника. В Business Tools также есть Справочник для работодателей, в котором представлена ​​подробная информация о требованиях I-9.

Чтобы получить помощь при заполнении формы, ознакомьтесь с этим руководством к форме I-9, полным описанием того, что это такое, и какие формы удостоверения личности требуются.

Цель формы I-9 — установить личность сотрудника и его или ее право работать в Соединенных Штатах. Некоторые документы устанавливают и личность сотрудника, и его или ее право на работу в США (Список A). Другие документы удостоверяют личность (Список B) или право на работу (Список C).

Сотрудники должны предоставить документ из Списка A или один документ из Списка B и , один документ из Списка C.

Список A. Для установления личности и права на работу достаточно следующих документов:

  • Паспорт или паспортная карта США (не истекшая)
  • Карта постоянного жителя или карта-квитанция о регистрации иностранца (форма I-551)
  • заграничный паспорт с временным штампом I-551 или временный печатный штамп I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе
  • Документ о разрешении на работу, срок действия которого не истек, и содержащий фотографию (Форма I-766)
  • заграничный паспорт с не истекшим сроком действия с не истекшим сроком регистрации прибытия-отъезда, форма I-94, имеющий то же имя, что и паспорт, и содержащий подтверждение неиммиграционного статуса иностранца, если этот статус разрешает иностранцу работать на работодателя
  • действительных паспортов для граждан Федеративных Штатов Микронезии (FSM) и Республики Маршалловы Острова (RMI), а также формы I-94 или формы I-94A, указывающих на допуск неиммигрантов в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между Соединенными Штатами и FSM или RMI

Если сотрудник не может предоставить один из предыдущих документов, он или она должны представить документ, удостоверяющий личность (Список B), и другой документ, подтверждающий право на работу (Список C).

Список Б. Следующие документы являются допустимым удостоверением личности для лиц в возрасте 18 лет и старше:

  • Водительское удостоверение, выданное государством или владением США, содержащее фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
  • федеральное, государственное или местное удостоверение личности, содержащее ту же информацию
  • школьный билет с фотографией
  • Карточка избирателя
  • Военный билет США или призывной билет
  • Удостоверение военнослужащего
  • Карта морского торговца береговой охраны США
  • Индейский племенной документ
  • водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом

Для лиц младше 18 лет:

  • школьная успеваемость или табель
  • карта клиники, врача или больницы
  • запись дневного или детского сада

Список C. Следующие документы являются приемлемыми доказательствами права на работу:

  • оригинал карты социального обеспечения (копии не принимаются), выданный Управлением социального обеспечения
  • свидетельство о рождении за границей, выданное Государственным департаментом (форма FS-545 или форма DS-1350)
  • оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или владения США с официальной печатью
  • Индейский племенной документ
  • Удостоверение гражданина США (Форма USCIS 1-197)
  • ID-карта для использования гражданином-резидентом в Соединенных Штатах (форма USCIS 1-179)
  • Неистекший документ разрешения на работу, выданный DHS

Что делать, если у сотрудника нет необходимых документов? Если новый сотрудник не может предоставить необходимые документы в течение трех рабочих дней с момента приема на работу, сотрудник должен предоставить:

  • Квитанция о подаче документов на замену в течение трех рабочих дней
  • необходимый документ в течение 90 дней с момента найма

Эта процедура не применима к иностранцу, который указывает, что он или она не имеет разрешения на работу во время приема на работу.

Хранение I-9. После того, как вы заполнили форму, вы должны сохранить ее на время работы. Если сотрудник уволен, не забудьте сохранить форму I-9 в течение трех лет с даты найма или одного года после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже . Вам не обязательно хранить копии документов, которые вам показал новый сотрудник, хотя мы рекомендуем вам это делать. Если вы храните копии этих документов, они должны храниться вместе с формой I-9s.

Хотя официального стандарта электронной подписи или ведения записей для Формы I-9 не существует, вы можете хранить свои Формы I-9, используя общепринятые стандарты электронного хранения записей.Электронная система, которую вы используете, должна обеспечивать легкий доступ инспекторам, и вы должны иметь возможность воспроизводить разборчивые и читаемые бумажные копии хранящихся в электронном виде форм I-9.

Аттестация государственной службы занятости. Направления из государственных агентств занятости могут иметь сертификаты, соответствующие требованиям I-9. Если у вас есть направление из государственного агентства по трудоустройству, у которого есть сертификат, вы должны сохранить его вместо формы I-9.

E-Verify. E-Verify — это онлайн-программа, управляемая совместно Министерством внутренней безопасности и Администрацией социального обеспечения, которая позволяет участвующим работодателям проверять статус работы новых сотрудников в режиме онлайн, сравнивая информацию из формы I-9 сотрудника с данными Управления социального обеспечения. и базы данных Министерства внутренней безопасности. E-Verify является бесплатным и добровольным для большинства работодателей. Подрядчики и субподрядчики федерального правительства обязаны использовать систему E-Verify.Кроме того, в некоторых штатах работодатели должны подтверждать право на трудоустройство с помощью E-Verify.

Работодатели должны предоставить уведомление об обмене страховкой

В рамках реформы здравоохранения, начиная с 1 января 2014 года, медицинское страхование доступно для физических лиц и сотрудников малого бизнеса через государственные биржи медицинского страхования (также известные как рынок медицинского страхования). Открытая регистрация на медицинское страхование через биржи начинается 1 октября 2013 года.

Закон о защите пациентов и доступном медицинском обслуживании (ACA) внес поправки в Федеральный закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA), чтобы требовать от покрываемых страховкой работодателей предоставлять нынешним сотрудникам и новым сотрудникам письменное уведомление о существовании обменов и другую другую информацию, относящуюся к медицинскому страхованию. через эту опцию.

Обычно работодатели с одним или несколькими сотрудниками, участвующими в торговле между штатами и с годовым оборотом 500 000 долларов США или более, подпадают под действие закона FLSA.

Работодатели, которые обязаны предоставлять сотрудникам уведомления об обмене страховой компанией, должны делать это как для сотрудников, занятых полный, так и неполный рабочий день. И если вы предлагаете групповой план медицинского обслуживания, уведомление , а не ограничивается сотрудниками, зарегистрированными в плане или имеющими право на участие — уведомление требуется для сотрудников, не участвующих в групповом плане медицинского обслуживания или не имеющих права на участие.

Работодатели также обязаны направлять уведомление каждому новому сотруднику при приеме на работу в течение 14 дней с даты начала работы сотрудника.

Кто не получил уведомление? От вас не требуется уведомлять иждивенцев или других лиц, которые имеют право (или могут получить право) на страховое покрытие в рамках вашего группового плана, но не являются сотрудниками.

Уведомление требуется, даже если вы не предлагаете страховое покрытие медицинского обслуживания. Все покрываемые страховкой работодатели должны уведомлять сотрудников об их вариантах медицинского страхования, независимо от того, является ли медицинское страхование льготой для сотрудников, предлагаемой вашим бизнесом.

Надлежащая доставка уведомлений. Вы можете использовать обычную почту для доставки уведомления сотрудникам или доставить его в электронном виде (при условии, что DOL соблюдает требования безопасного порта электронного раскрытия информации).

Какой бы способ доставки вы ни выбрали, уведомление должно быть предоставлено бесплатно.

Когда это требование вступает в силу? Работодатели должны уведомить лиц, работающих по состоянию на 30 сентября 2013 г., до 1 октября 2013 г.Начиная с 1 октября 2013 года работодатели обязаны направлять уведомление новым сотрудникам.

Штраф за несоблюдение. 11 сентября 2013 года Министерство труда издало указание, что в соответствии с законом не налагается штраф или штраф за непредоставление уведомления сотрудникам до 1 октября 2013 года.

Уведомление должно содержать определенную информацию. Чтобы удовлетворить требование об уведомлении, следующее должно быть предоставлено в письменной форме на языке, понятном среднему сотруднику:

  • Информация, информирующая сотрудника о возможности обмена, с описанием услуг, предоставляемых биржей, и контактной информацией;
  • Информация о том, что работник может иметь право на получение налоговой льготы, если работник приобретает медицинское страхование через биржу и , доля плана работодателя в стоимости льгот, предоставляемых по плану, составляет менее 60 процентов затрат; и
  • Информирование работника о потенциальной потере взноса работодателя в план медицинского страхования, предлагаемый работодателем (который может быть исключен из федерального подоходного налога), если работник приобретает медицинское страхование через биржу.

Доступны примечания к моделям. Чтобы убедиться, что вы соответствуете требованиям к формату и содержанию уведомления, вы можете использовать образец уведомления, предоставленный DOL для работодателей. Предусмотрены два типовых уведомления: одна версия для работодателей, которые предлагают план медицинского обслуживания некоторым или всем сотрудникам, и одно для работодателей, не предлагающих план медицинского обслуживания.

Вы можете изменить модель уведомлений в соответствии с потребностями вашего бизнеса, если в нее включено необходимое содержимое.

.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о
Back to top